Este sistema de denuncia o ‘whistleblowing’, (en su término inglés), son un instrumento para poner de manifiesto la comisión de actos o conductas contrarios a la ley o al convenio colectivo dentro de las compañías o en la actuación de terceros que contraten con ellas. Estos sistemas suelen configurarse mediante la creación de buzones internos, generalmente online, a través de los cuales los trabajadores pueden comunicar este tipo de situaciones.
La normativa de protección de datos permite la puesta en marcha de estos sistemas siempre que se respeten una serie de principios básicos. CAFES CARECA, S.L. (en adelante CARECA), dentro del Cumplimiento Normativo, (Corporate Compliance) los compromisos recogidos en su Código Ético, puso en marcha un canal de denuncia. htps://canaldenuncia.com/@careca/informar
La Proporcionalidad y limitación de la finalidad
Las denuncias deberán hacer referencia únicamente a supuestos en que los hechos o actuaciones tengan una efectiva implicación en la relación entre la empresa y el denunciado y, del mismo modo, la información obtenida por esta vía no podrá usarse con una finalidad distinta a la prevista para la puesta en marcha del sistema.
Protección de los datos del denunciante
La ley permite los sistemas de denuncia anónima, pero, en el caso de que esta no lo sea, la información del denunciante está almacenada fuera de las instalaciones de CARECA, encriptada y a salvo, CARECA ni los intervinientes en la denuncia, no facilitarán su identificación al denunciado. Esto implica que se han implementado las medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad de la información.
Limitación del acceso a la información
El acceso está limitado exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento o al encargado del tratamiento designado a tal efecto. Solo será lícito el acceso de otras personas o su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Conservación y eliminación de los datos
Los datos se conservarán solo el tiempo necesario para la investigación de los hechos, a no ser que de aquella se desprenda la adopción de determinadas medidas contra el denunciado, en cuyo supuesto sería posible conservar los datos por un plazo superior. En todo caso, los datos deben suprimirse transcurridos tres meses desde su introducción en el sistema de denuncias.
Derechos de protección de datos
CARECA garantiza los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición del denunciado, sin que ello implique revelar la identidad del denunciante. El denunciado podrá conocer en el menor tiempo posible el hecho que se le imputa a fin de poder defender debidamente sus intereses, por lo que esta información debe facilitársele tras un tiempo prudencial en que se lleve a cabo la investigación preliminar de los hechos. Contacto DPD: dpd@careca.es
Equipo de Cumplimiento Normativo (Compliance Officer) CARECA. Actualizado
Agosto 2023
